Resumen OE II

RESUMEN OE II

ORGANIGRAMA DE UN HOTEL

Es un plan integral del propietario de un hotel para definir las actividades y responsabilidades departamentales.

Esta estructura pone orden en todos los aspectos de operación del establecimiento, desde la recepción y servicio de habitaciones hasta el departamento de recursos humanos.

Las estructuras organizativas para un hotel son necesarias para asegurar la máxima rentabilidad de cada habitación, restaurante y bar sobre una base diaria. 

Debe tenerse en cuenta que el plan de organización depende, en gran parte de la magnitud del negocio y de las características que cada hotel posee, por lo que no es posible definir una organización uniforme.

En la mayor parte de los hoteles de México se ha adoptado un tipo de organización funcional en la que cada función está encomendada a un especialista, quien es directamente responsable de los resultados.

Atendiendo a las funciones que desarrolla un hotel, se tienen departamentos productivos y de servicio.

La función de los primeros es originar ventas. Entre estos están: habitaciones, alimentos y bebidas, centros nocturnos, banquetes, grupos y convenciones, lavandería, tintorería y teléfonos.

Los segundos son aquellos en los que se centraliza una función específica, su misión auxiliar a otros departamentos en alguna necesidad común. Dentro de los departamentos de servicio tenemos: contabilidad, auditoria, crédito y cobranza, compras, personal, almacén, mantenimiento y seguridad.

OPERACIONES PRINCIPALES, CONTROL ADMINISTRATIVO Y REGISTRO CONTABLE

La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación. Los datos del futuro huésped se anotan en la hoja de reservaciones, una vez que previamente se ha verificado si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida. Al finalizar el día las hojas de reservación se registran en la concentración de reservaciones del día.

Es importante que una vez que el hotel ha aceptado la reservación se exija un depósito correspondiente al importe de una noche.

Cuando el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta de registro proporcionada en la recepción del hotel.

El objeto de este registro es:

• Conocer visualmente los cuartos que están ocupados y los vacantes.
• Poseer los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a terceros.
• Atender llamadas recibidas o solicitadas por los huéspedes.
• Para verificar la limpieza y orden de la habitación ocupada por medio de la ama de llaves en sus revisiones diarias.

Inmediatamente después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta correspondiente en la que se anotarán todos los servicios consumidos por el huésped, día, costo, cuarto y el saldo que lleva; deberá estar foliado, siendo deseable que coincida con el de la tarjeta de registro.

DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES

Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la elaboración de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisión, facturas, recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupación, resumen diario de ventas de alimentos y bebidas, etc.

OPERACIONES CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERÍA

El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de:

1. Cajas registradoras de recepción.
2. Cajas registradoras por departamento.
3. Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos.